Obowiązek sporządzenia dokumentacji podatkowej oraz określenie kryteriów formalnych i merytorycznych jakim powinna ona odpowiadać, wynika z art. 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Zgodnie z art.11 ust. 4 ustawy, powiązanie pomiędzy podmiotami krajowymi występuje w sytuacji, gdy:
- podmiot krajowy bierze udział bezpośrednio lub pośrednio w zarządzaniu innym podmiotem krajowym lub w jego kontroli albo posiada udział w kapitale innego podmiotu krajowego, albo
- te same osoby prawne lub fizyczne równocześnie bezpośrednio lub pośrednio biorą udział w zarządzaniu podmiotami krajowymi lub w ich kontroli albo posiadają udział w kapitale tych podmiotów.
Celem dokumentacji jest wykazanie, że:
- transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi realizowane są w warunkach rynkowych, co ma oznaczać, że w wyniku istniejących powiązań nie zostały ustalone lub narzucone warunki różniące się od warunków, które ustaliłyby między sobą niezależne podmioty;
- nie zaistniała sytuacja, w której podmioty powiązane nie wykazywałby dochodów albo wykazywałby dochody niższe od tych, jakich należałoby oczekiwać, gdyby powiązania nie istniały;
- ceny stosowane w obrocie pomiędzy jednostkami powiązanymi nie mają charakteru cen transferowych.
Termin „ceny transferowe” oznacza ceny stosowane we wszelkich transakcjach pomiędzy podmiotami powiązanymi, które nie odzwierciedlają rynkowej wartości transakcji, a mogą służyć do alokacji dochodu w grupie przedsiębiorstw powiązanych w celu zminimalizowania obciążenia podatkowego.
